Nous travaillons avec KAVALOG pour organiser et gérer l'activité équestre au Galopin. Ce logiciel vous donne accès à un espace cavalier via Kavalog Web ou via l'application iKavalog (à télécharger sur App Store ou Google Play Store).

N'hésitez pas à nous contacter pour nous demander vos liens ou codes d'accès afin de suivre votre montoir, vos activités hors reprises (stages, inscriptions concours, activités ponctuelles spécifiques etc...) ainsi que vos factures et paiements. 

Tél. : 03.80.29.88.59.

Nous utilisons Kavalog depuis quelques mois, et il nous apparaît nécessaire de vous donner quelques explications quant au fonctionnement de votre application iKavalog au quotidien, afin de répondre aux premières questions que vous vous posez, et tenter de résoudre les premières problèmes qui se posent. 

 

Avant toute chose, sachez que nous avons en premier lieu changé de système de gestion et opté pour Kavalog car les centres équestres doivent maintenant obligatoirement justifier de leur mise en conformité avec la norme NF 525, et répondre à trois points légaux essentiels (entre autres) : 

• le respect de la Loi anti-fraude TVA
• l'obligation de tenir le registre d'élevage à jour tout au long de l'année
• l'obligation de respecter le RGPD

Kavalog est le premier logiciel métier intégré qui nous permet d'être en conformité avec ces obligations. 

Par ailleurs, Kavalog est agréé par le GHN et est le premier système de gestion métier intégré à avoir été approuvé par la FFE.

 

 

1- PROBLEMES DE CONNEXION A L'APPLICATION iKAVALOG : 

 

a) Vous ne pouvez pas vous connecter à l'application iKavalog depuis le départ

Vous avez vraisemblablement un problème au niveau des identifiant + mot de passe pour la connexion. Veuillez nous contacter, nous vous enverrons par retour votre lien de connexion. Ceci procèdera à la réinitialisation de vos liens de connexion, car l'application vous demandera en premier lieu d'entrer un nouveau mot de passe. 

Nous pouvons également modifier directement l'ID et le mot de passe, et vous les transmettre également pour une connexion directe à iKavalog sans passer par l'appli Web. 

Désormais, vous disposez d'un lien disponible ci-dessus, qui vous permet d'accéder directement à Kavalog via Kavalog Web. Le lien est disponible quand vous cliquez sur "Votre Espace Cavalier sur PC". 

 

ATTENTION : lorsque vous faites partie d'une famille, avec plusieurs membres cavaliers au Galopin qui consultent Kavalog pours leurs montoirs, activités, concours etc...., vos identifiants sont différents mais le mot de passe doit être commun à tous les cavaliers de cette même famille !

Dans cette configuration, le "tiers-payant" (adulte majeur qui gère le compte) a accès à toutes les informations pour tous les membres de la famille.

 

b) Vous ne pouvez plus vous connecter alors qu'auparavant vous aviez accès à l'application

• Il est possible qu'une facture n'ai pas été réglée dans les délais impartis par le système Kavalog (30 jours). Dans ce cas, veuillez nous contacter et nous pourrons vous transmettre les éléments qui vous manquent. 
• Si ce n'est pas le cas et que tous vos règlements de facture sont à jour, vérifiez que vos enfants et/ou autres utilisateurs potentiels de l'application n'ont pas changé le mot de passe afin d'avoir accès aux informations contenues dans iKavalog. 
• Si aucune modification d'identifiant ou de mot de passe n'a eu lieu a priori,  veuillez nous contacter. 

Nota : il est possible, par moments, que vous ne puissiez pas vous connecter, notamment les week-ends ou en fin de journée, les mardis en soirée,  les mercredis, par exemple, ou encore les vendredis en soirée. Il semble que ce problème soit récurrent.

Nous pensons que cela vient d'une trop forte sollicitation de l'application, qui ne peut gérer simultanément toutes les demandes de connexion sur certains créneaux horaires.

Dans ce cas, nous vous suggérons d'attendre et de tenter de vous connecter un peu plus tard, si possible pour vous bien sûr.

En cas d'urgence, veuillez nous contacter, nous pourrons sans doute vous aider dans vos démarches. 

Ces problèmes de connexion intempestifs peuvent également venir des mises à jour serveurs. En effet, l'accès à l'application devient alors momentanément indisponible. En général cela ne dure pas longtemps et les accès sont à nouveau possibles très rapidement. 

 

 

2 - VOUS NE POUVEZ PAS VOUS INSCRIRE A LA REPRISE ou A L'ACTIVITE QUI VOUS INTERESSE : 

 

Kavalog propose des reprises (cours) et des activités qui sont liés à un niveau propre à chaque cavalier. 

Ex. : Galop 1, Galop 4 etc. 

• Si la reprise qui vous intéresse n'apparaît pas, il est vraisemblable que cette dernière soit d'un niveau différent du vôtre. Idem pour les activités (stages, concours etc...). Choisissez alors un cours ou un stage dans une reprise de votre niveau, qui doit apparaître comme disponible dans la liste de vos reprises et activités.
• Si la reprise est de votre niveau, mais qu'elle n'apparaît pas pour vous, il y a également peut être une question d'âge. Nous avons en effet, sur certaines reprises, défini une tranche d'âge qui ne vous correspond peut être pas. 
• Si la reprise ou l'activité que vous visez est bien de votre âge et de votre niveau, mais qu'elle n'apparaît toujours pas pour vous, contactez nous.
• Si la reprise ou l'activité à laquelle vous souhaitez participer est complète, il vous est impossible de vous inscrire, même en liste d'attente. Vous pouvez alors, si vous le souhaitez, nous contacter pour plus d'informations et vous aider, le cas échéant, trouver une autre solution, si cela est possible bien entendu.
• Vous souhaitez participer à une reprise qui n'est pas votre reprise habituelle, car vous avez manqué un cours. Or le système ne vous permet pas de vous inscrire. 

1. Soit vous ne vous êtes pas désinscrit de votre reprise manquée, et n'avez pas généré le bon de récup' qui vous permet de vous réinscrire ensuite. Le cours manqué est perdu. 
2. Soit vous avez tenté de vous désinscrire mais trop tard, le cours est perdu
3. Soit vous n'avez plus de bon de récupération disponible. Le cours est perdu. 

Nota 1 : Lorsque vous souhaitez vous inscrire dans une reprise qui n'est pas une de vos reprises habituelles, vous devez d'abord vous désinscrire de la reprise à laquelle vous ne pouvez pas participer, accepter la génération du bon de récupération, et ensuite utiliser ce bon afin de vous réinscrire dans une autre reprise. 

Si vous souhaitez vous inscrire ponctuellement dans une reprise qui n'est pas la vôtre, mais sans vous désinscrire de vos reprises habituelles, il s'agit d'un cours supplémentaire et vous ne pouvez pas le faire (pour le moment) via votre application iKavalog. Dans ce cas, le ou les cours supplémentaires auxquels vous aurez choisi de vous inscrire seront facturés en sus au tarif qui vous correspond (adhérent ou propriétaire si vous ne bénéficiez pas déjà du forfait Propriétaire.

 

Nota 2 : Toutes ces explications concernent les cavaliers inscrits en forfait annuel. Pour les cavaliers qui utilisent la Carte de 10 Cours Collectifs, les inscriptions supplémentaires font également l'objet d'une facturation en sus, dès que la carte est finie, au tarif du cours collectif en tant que passager. Si vous ne souhaitez pas cette facturation des cours à l'unité, pensez à renouveler votre demande d'une nouvelle carte du 10 CC après de Cécile au bureau. 

 

3 - VOUS SOUHAITEZ VOIR TOUS LES CAVALIERS INSCRITS A UNE REPRISE A LAQUELLE VOUS SOUHAITEZ PARTICIPER AVANT DE VOUS INSCRIRE ?

 

En raison de la législation actuellement en cours en France sur la Protection des Données Personnelles (RGPD), cette option ne vous est désormais plus accessible.

Vous ne pouvez donc effectivement pas voir, en consultant votre application, les noms des personnes qui sont inscrites à vos reprises et/ou activités. 

Nous sommes tous contraints par ces nouvelles dispositions réglementaires, qu'il nous incombe de respecter. Merci par avance. 

 

 

4 - ET APRES ?

 

Dans un tout premier temps, et pour toute question que nous n'avons pas encore abordé ci-dessus, n'hésitez pas à nous contacter, et par téléphone au 03.80.29.88.59.

 

Nous utilisons Kavalog depuis quelques mois seulement. La mise en place d'un tel système est perturbant pour vous, nos clients, qui aviez vos habitudes avec un autre moyen de gestion, et pour l'entreprise qui doit constamment s'adapter et répondre simultanément aux souhaits de ses clients ainsi qu'aux contraintes internes (organisation, personnel, gestion, gestion infrastructures et équipements, moyens de production etc...) et externes que son environnement lui impose (contexte géographique, économique, légal, social, financier,  etc...) ; les trois n'étant pas forcément toujours parfaitement compatibles, à notre grand regret.

 

Mais nous serions très intéressés par vos avis et commentaires sur Kavalog après environ 5 mois d'utilisation, et nous ne manquerons pas de vous transmettre prochainement un formulaire - questionnaire que nous vous serions reconnaissants de bien vouloir remplir et nous retourner. 

 

Forts de vos commentaires et suggestions, que nous espérons toujours dans un esprit constructif et positif,  nous pourrons faire remonter l'information auprès des développeurs de Kavalog, mais également en interne peut être trouver des solutions pour améliorer certains points. Nous comptons sur vous ! 

 

Nous tenons par ailleurs, bien sûr, à vous remercier pour votre patience et votre compréhension face à tous les inconvénients rencontrés depuis la mise en place de Kavalog, et tenons à vous assurer de notre totale disponibilité pour vous aider à faire face aux problèmes qui surgissent lors de votre utilisation de l'application. Merci encore. 

 

A bientôt ! 

 

L'Equipe du Galopin

 

 

(article en cours de rédaction. Nous vous remercions pour votre compréhension).